Kelas : LA16
NIM : 1401090745
Program
and Project Management
Sebuah
tim dalam proyek akan menciptakan landasan yang kuat untuk menerapkan ERP yang mampu memenuhi tujuan bisnis yang tepat
waktu dan anggarannya. PMO (Project Management Officer ) memastikan bahwa semua
anggota team dalam proyek bekerjasama dengan baik dan dapat menangani
permasalahan yang tepat, terbuka, dan efisien. Seorang Project Management harus
memiliki kemampuan : menangani isu-isu yang berkaitan dengan bagaimana
organisasi tersebut bekerja, memiliki kemampuan bernegosiasi yang baik, dan
dapat bekerja dengan baik dalam team proyek. Karena dalam mengelola sebuah
proyek bukan hanya membicarakan teknis dan organisatoris. Manajemen proyek
merupakan pengelolaan Sumber Daya Manusia Jika Manajemen Proyek tidak terkelola
dengan baik maka dapat menimbulkan kegagalan proyek. Seperti : pengerjaan
proyek yang scopenya tidak sesuai harapan yang disebabkan kurangnya komunikasi,
teamworking yang buruk, dan kurangnya perencanaan.Selain itu manajer proyek
harus bertugas untuk mengintegrasikan Sumber Daya sesuai dengan posisi dan
jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan. Akan tetapi dengan menjadi seorang pengelola
yang sukses harus menjadi seorang leadership, dimana kepemimpinan memiliki
pengaruh dalam mengarahkan tim nya, maupun menjalin hubungan dengan pihak luar
yang terlibat didalamnya. Segitiga dalam manajemen proyek terdiri atas gambar
dibawah ini :
Selanjutnya
akan dibahas mengenai tim dalam sebuah proyek. Dimana pengelolaan program
manajemen terkoordinasi selama periode waktu yang terbatas untuk mencapai
seperangkat tujuan bisnis. Manajemen proyek bertaktik pada focus, sedangkan
pengelolaan program terfokus pada pengelolaan yang strategis. Oleh karena itu
peran manajer program adalah untuk menjaga semua proyek bergerak ke arah yang sama
untuk mencapai tujuan bisnis yang sudah digariskan dalam kasus-kasus bisnis. Berkaitan
dengan Impelementasi ERP akan membutuhkan beberapa tim proyek yang berbeda
selama beberapa bulan atau tahun untuk mengelola beberapa tujuan bisnis. Untuk
menjadi Proyek yang sukses, PMO harus mengelola risiko yang terlibat dalam
pelaksanaan proyek. Adakalanya Project Management Officer perlu untuk memantau alamat
berikut selama implementasi ERP yaitu : Start-up dengan memperkerjakan staff
yang tepat dari awal, Interaksi atau tujuan antara staff teknis dan fungsional,
komitmen dari manajemen senior untuk jangka proyek, staff dan omzet dari
konsultan professional. Gambar dibawah ini adalah Sample Organization dari
Project Management Office yang menunjukkan struktur organisasi manajemen proyek
perusahaan.
Berikut ini akan dijelaskan beberapa Faktor-faktor kritis yang menentukan keberhasilan
proyek:
- Proses Pembuatan Keputusan : Proses pembuatan keputusan yang terdefinisi dengan baik akan meminimalkan sejumlah isu yang berkaitan dengan ruang lingkup, efisiensi, dan produktivitas sepanjang siklus hidup pelaksanaan proyek.
- Ruang Lingkup Proyek (Scope): Ruang lingkup mendefinisikan apa yang perlu disampaikan oleh proyek, dan ruang lingkup perubahan yang artinya proyek akan mengalami kesulitan dalam mencapai tujuan proyek.
- TeamWork : Tim proyek digabungkan dengan menyatukan staff dari organisasi yang ada, karyawan baru, dan konsultan eksternal dimana mereka harus bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
- Definisi : menentukan definisi atau tujuan yang jelas , yang dimaksud dengan ini adalah seberapa besar proyek yang akan dilaksanakan serta kebutuhan apa yang diperlukan oleh semua orang yang terlibat dalam pembuatan proyek.
- Komitmen : Komitmen yang kuat pada suatu proyek adalah proyek yang dapat memiliki komitmen dalam hal manajemen dan organisasi dalam sebuah proyek.
- Biaya : Biaya yang dikeluarkan ketika proyek terselesaikan tidak jauh-jauh dari rencana awal, artinya jangan sampai ada biaya yang dikeluarkan sudah besar, tetapi kualitas hasil dari proyek mengecewakan.
Keberhasilan
atau kegagalan proyek sering terletak pada
keterampilan dan kelangsungan kemampuan kelangsungan staff PMO (Project
Management Officer), proyek dan proses komunikasi yang jelas. PMO harus
memantau beberapa kegiatan dan isu disepanjang pelaksanaanya.serta perlu
memastikan bahwa informasi dari manajemen selalu up to date pada status proyek.
Sumber :
